Pubblicizzare un evento richiede un grande dispendio di energie: richiede non solo contenuti ma anche materiali. Ecco alcuni spunti per realizzarli al meglio.
Partecipare o organizzare una fiera, un convegno, una conferenza è sempre faticoso e richiede una grandissima capacità di progettazione: oggi affrontiamo uno degli aspetti più delicati ossia come pubblicizzare un evento.
Che tu sia un espositore che partecipa a una fiera o l’organizzatore dell’evento la fase di promozione e la strategia di comunicazione dell’evento è fondamentale. Se nessuno sa che il tuo evento esiste o che vi partecipi diventa uno spreco di soldi, energie e opportunità.
Ti diamo qualche consiglio su quali materiali progettare per la promozione e la comunicazione dell’evento: prima, durante e dopo.
Quanto prima pubblicizzare un evento? Prima dell’evento
Quindi come promuovere un evento nei giorni, nelle settimane e nei mesi prima che inizi?
Intanto dipende molto dall’evento: promuovere il Salone del Mobile non richiederà le stesse tempistiche della sagra della costina di Pinerolo.
Un altro fattore che bisogna tenere in considerazione è il target: un evento locale avrà necessità diverse rispetto a un evento di portata nazionale o addirittura internazionale.
Immaginando di dover promuovere ad esempio una fiera dell’artigianato in una cittadina di 20000 abitanti la promozione dell’evento userà per lo più canali legati al luogo, come manifesti, volantini, poster posizionati all’interno della città stessa o se se ne ha la possibilità le città e i paesi adiacenti.
Si può ad esempio pensare di stampare dei volantini da lasciare in locali e negozi, così da far presente al pubblico che l’evento c’è, che ha una data, dove si svolgerà e quale sarà il tema, la peculiarità di questa edizione, il sito o un qr code per rimanere aggiornati.
In un primo momento la comunicazione può anche contenere solo i dettagli fondamentali (cosa, dove, quando).
wowlab4u ti mette a disposizione una vasta gamma di formati e materiali per flyer e volantini: se pensi di lasciarli a disposizione del pubblico sul bancone di un negozio puoi pensare a un semplice volantino in A5 (15×21) in carta patinata lucida. Ma sappi che puoi renderli davvero speciali scegliendo i nostri volantini e flyer nobilitati: ad esempio usando la stampa metallizzata o in rilievo.
Se c’è un programma di eventi può essere efficace fornire al pubblico un depliant con tutti gli appuntamenti: un semplice formato A5 può essere sufficiente, ma perché mettere un limite alla creatività? Ecco tutti i modi in cui puoi realizzare i tuoi dépliant e brochure.Manifesti, poster e locandine sono un ottimo strumento per dire, ripetere e ricordare al tuo pubblico che c’è un evento interessante in città: wowlab4u ti mette a disposizione non solo molti formati di manifesti e locandine diversi, ma puoi anche progettarli tramite il nostro strumento wowdesign, attingendo da modelli già pronti.
Come promuovere al meglio un evento? Durante l’evento
Durante l’evento le esigenze di comunicazione e promozione sono diverse.
Intanto bisogna dare indicazioni logistiche e operative a chi partecipa.
Prendiamo ad esempio un evento in cui sono previste diverse conferenze: è necessario che relatori, organizzatori e staff si possano muovere per i locali con disinvoltura. Ad esempio potrebbero aver bisogno di accedere a una sala prima dell’inizio di una conferenza.
Come gestire questi flussi? Ad esempio stampando dei badge personalizzati. Se corrediamo i badge con laccetti da collo personalizzati questa rimarrà un ricordo da portarsi a casa.
Anche progettare dei braccialetti personalizzati può facilitare la gestione dell’evento, comodi ad esempio nel caso si possa uscire e rientrare dai locali in cui si svolge l’evento.
Se queste sono esigenze comunicative ma non strettamente promozionali, ora bisogna chiedersi come pubblicizzare un evento durante lo svolgimento.
Posto che tutto il materiale come poster, depliant e flyer possono essere utilizzati anche durante, e non solo prima dell’evento, altri supporti possono essere utili.
Ad esempio i roll-up o le bandiere con il logo dell’evento. Anche qui wowlab4u mette a disposizione moltissimi formati diversi: a bandiere goccia o bandiere rettangolari? Non possiamo dimenticare i totem personalizzati: il classico totem in cartone teso o un totem a tre moduli di cartone ondulato? La scelta sta alla tua creatività e alle esigenze del tuo pubblico.
Come farsi ricordare? Dopo l’evento
L’evento è finito, ma il bisogno di comunicare no.
È un errore pensare che finita la fiera, la conferenza, il festival finisca anche la necessità di cercare, in questo caso tenersi in contatto con il pubblico.
È meraviglioso quando le persone si portano a casa una bella esperienza, ma perché non lasciare un ricordo tangibile delle ore passate insieme?
Si può pensare di vendere (e in alcuni casi regalare) diversi gadget col logo o con una frase che rispecchi lo spirito dell’evento.
Ad esempio si possono progettare delle borracce personalizzate che possono essere utili anche durante l’evento, con corpo metallico e tappo in plastica.
Anche le tazze personalizzate sono un ottimo modo per lasciare un ricordo dell’evento ai partecipanti: immaginiamo ad esempio che venga usata in ufficio e lasciate sulla scrivania.
Puoi scegliere tra vari materiali e design: questa tazza alta e svasata in ceramica si farà notare.
Un gadget molto popolare agli eventi, pensate ai concerti, sono le t-shirt personalizzate su cui stampare il logo o una frase divertente o emozionante collegata all’evento
Le shopper di stoffa personalizzate poi sono davvero irrinunciabili: oltre ad essere ecologiche, chi ha partecipato all’evento continuerà a promuoverlo portandole sempre con sé anche dopo, a manifestazione finita. Ti abbiamo dato molti spunti su come pubblicizzare un evento, ma continua ad esplorare wowlab4u: con noi la tua creatività brilla!
